帶有數據記錄功能的自動控制系統，一般都設有數據庫功能，計算機可以存儲一段時期內（一天，一個星期，或數月）所采集到的各種中央空調系統的運行數據。這些數據一般存放在計算機硬盤上，為了長期保存這些數據，應該在規定的時間內及時把這些數據拷貝到軟盤進行保存，不然的話，時間一長計算機就會用新數據覆蓋舊數據，造成數據的丟失。沒有自動存儲功能的空調自動控制系統更要很好地保存由人工記錄的原始數據，過一段時間，把人工記錄的登記表進行匯總，裝訂成冊，注明日期，排好順序，準備隨時調用翻查。不管是人工記錄的原始數據還是從硬盤拷貝下來的數據（存在軟盤上或打印出來），都是空調自動控制系統運行情況的原始記錄，是十分寶貴的技術資料，一定要妥善保存，決不可隨意處置。
為了了解空調自動控制系統的工作情況，隨時對運行數據進行分析是十分必要的。對數據進行分析一般是采用把運行數據繪制成運行曲線的方式來進行，橫坐標為時間坐標，縱坐標為運行參數，問一坐標紙上可以同時觀察幾組運行參數的情況，通過運行曲線圖就可以直觀地觀察空調系統整體的運行情況。例如，在什么時間什么參數超過了給定范圍，什么時間運行比較平穩。這樣就可以進一步分析出現問題的原因，以便采取措施防止再出現類似問題。
對運行數據進行分析后要寫出相應的分析報告，連同原始數據的復印件一并交上級技術主管部門審核。
